Hodně pomalá digitalizace v Lidských zdrojích

Co si budeme nalhávat, Human Resources nikdy nebude držet prapor digitalizace byznysových procesů. Naše zkušenost s justičním systémem, kdy podepsaný papír je zákon a elektronická dokumentace je pochybná, nám říká, že musíme být opatrní v tom, co máme elektronicky a co máme pěkně v těch složkách a pořadačích. Digitalizovat HR procesy pekelná práce, nejen fyzicky, ale duševně, protože musíme překonat mnoho mentálních překážek a bloků. Nejen u ostatních, ale začít musíme sami u sebe.

A přitom náš zákon už dávno umožňuje, abychom měli personalistiku kompletně uloženou elektronicky, vše se podepisovalo elektronicky a my měli jednoduchý elektronický archív, ve kterém se žádné dokumenty neztratí. Mimochodem, zkuste se zeptat ve svém okolí, kolik lidí z Human Resources ví, že můžou všechny ty složky v pohodě vyhodit? A že to bude naprosto OK, když bude vše digitálně. A ještě se jim bude automaticky hlídat skartační řád a všechny ty hlouposti, co se pojí s archivem, ochranou osobních dat a GDPR. Má to i další výhody, o kterých víme, protože jsme zažili situace, kdy to nebylo… hezké.

Kdo to nezná, ať hodí kamenem (a aspoň si to v tichosti přizná). Dojde na nějaký personální problém, jde se do složky a jak na potvoru - chybí celá složka a nebo není založený ten důležitý papír, na který se odvoláváme. A začne opravdová mela, protože jde často o hodně velké peníze.

Jenže jsme jenom lidi, navíc jsem z lidských zdrojů, takže jsme tradičně docela opatrní. Máme strach implementovat řešení, které není pořádně vyzkoušené a ještě neprošlo tím masovým testem ohněm u soudů, které nemají zkušenost s tím, že by měly přijímat i dokumenty, které jsou elektronicky podepsané.

Implementovat čistě digitální Human Resources vyžaduje docela pořádnou erudici v IT, datové bezpečnosti a o tom, jak elektronicky prokazovat, že to někdo opravdu podepsal. I kdyby to měla být prostá SMS zpráva. Takové řešení není snadné a vyžaduje si to docela dlouhý projekt, pokud to nemá být čistě polovičaté řešení. Nicméně …

To je ale jenom část problému. Ta druhá část je o tom, jak se vypořádat s tou horou papírů, které jsme za ta léta už stačili nashromáždit. Nesmíme zapomenout na to, že máme povinnost archivovat personální složky po dobu 45 let, což je naprostý masakr. Nejenom, že většina firem už za tu dobu neexistuje, ale uložené papíry v archivu budou nedohledatelné a když už se je podaří objevit, budou dokonale nečitelné.

Tady se musíme vyhnout velikášství, které si v HR často pěstujeme. Chceme všechno a pokud možno hned. Jenže, vyplatí se zpětně digitalizovat ty hory papírů, když se do nich leze jednou maximálně dvakrát ročně. A výsledek je často diskutabilní, protože se často nepodaří nalézt ani tu správnou krabici, natož ten jeden papír, co by v ní měl být.

Abychom byli úspěšní, musíme si jasně nastavit pravidlo, co se bude digitalizovat a co necháme pro budoucnost v papírové formě. Je to taková forma zlatého řezu, ale bez něj se nám nepodaří nikdy projekt dokončit.

Pokud přesně nevíme, co necháme stranou, tak se budou vynořovat další a další kostlivci a nikdo v budoucnu nebude vědět, co je digitálně a co je v papíru. Pokud bude jedno datum, všichni se podle toho mohou zařídit. A budou si to datum pamatovat i za deset let, protože se to bude dědit jako takové malé HR tajemství.

I pak nás čeká hodně práce a bolestí. Digitalizace vždy trvá déle, než se odhadovalo a správné zařazení dokumentů je mravenčí práce. A navíc, nikdo vás za to nepochválí. Sice klesnou náklady, ale zase je tam ta investice na začátku. A když to začne opravdu vydělávat, tak už bude u kormidla asi někdo jiný. Ale přesto, hura do digitalizace.