Employee Lifecycle aneb životní cyklus zaměstnance

Ať bude budoucí vývoj jakýkoliv, nic to nezmění na tom, že vždy bude základní a hlavní rolí Human Resources starat se o zaměstnance end-to-end. Provést zaměstnance celým cyklem ve firmě, od náborového inzerátu po ukončení spolupráce. A je úkolem oddělení lidských zdrojů, aby tento dlouhý proces byl příjemný a poskytoval výbornou employee experience. O tom je Employee Life Cycle.

Human Resources zavádí, řídí a spravuje velké množství procesů, které ovšem musí vždy nějakým způsobem dobře zapadnout do celkového obrazu Employee Life Cycle. Ten musí ovšem podporovat i celkovou firemní kulturu a hodnoty společnosti. Bez toho nemá proces žádný účel a je zbytečný. Zbytečné a neefektivní HR procesy totiž ničí celkový dobrý dojem zaměstnanců a může způsobit pokles produktivity práce.

Pozitivní Employee Experience a vysoká míra Employee Engagement jsou dnes dvě hlavní cesty, jak Human Resources podporuje konkurenceschopnost firmy. Spokojený a zapojený zaměstnanec nevěnuje firmě jenom své ruce, ale dává ji k dispozici i svůj mozek a srdce. Emoční pouto je vždy silnější, než čisté spojení z rozumu.

Samozřejmě, je tu i možnost soustředit se čistě na pracovní výkon, ale takový přístup je dlouhodobě těžko udržitelný, protože tam chybí emoční pouto mezi firmou a zaměstnancem. U toho postupem času narůstá nespokojenost až frustrace a zaměstnanec nakonec nespokojený odchází, i když měl vysoký výkon a tomu odpovídající variabilní složky odměňování.

Nastavit si správná vzájemná očekávání od samého počátku je jednou z podmínek pozitivní zkušenosti zaměstnanců. Pokud firma nekomunikuje jasně, jak pracuje se svým human capital, tak může vzbudit nereálná očekávání. Zklamaný zaměstnanec je obvykle neproduktivní a dříve či později firmu opustí. Pokud zaměstnanec ví, jaké procedury a procesy může v průběhu roku a kariéry očekávat a co musí udělat, pak takové nebezpečí nehrozí. Nakonec, každý zaměstnanec ocení, když je jeho život v organizaci v pohodě a předvídatelný.

Nejlepší firmy věnují velké úsilí tomu, aby jejich Employee Life Cycle Strategy byla příjemná, jasná a jednoduchá. Ptají se zaměstnanců, které procesy jsou příliš složité a pracují na jejich zjednodušení. Ptají se, které komponenty jim chybí a snaží se je do celkového procesu doplnit, aby neztrácely nejlepší zaměstnance.

Co je Employee Life Cycle?

Neexistuje jedna definice Employee Life Cycle. Každá organizace přistupuje k metodologii odlišně. Nicméně, obvykle zobrazuje dva přístupy, z pohledu zaměstnance a z pohledu liniového manažera. V některých případech je ještě doplněn i pohled ze strany Human Resources, kdy je doplněn například i procesy typu Attraction.

Zobrazuje základní touchpoints s HR procesy v průběhu zaměstnání. Některé kroky se odehrají pouze jednou, jako je například Onboarding a Induction, ale například hodnocení výkonnosti probíhá pravidelně, mnohdy na měsíční bázi. Pomáhá novému zaměstnanci v pochopení filozofie lidských zdrojů a upozorní na procesy, kterým firma přikládá zásadní důležitost.

Jednoduchá vizualizace a názorné vysvětlení celého modelu je důležité, protože posiluje sounáležitost s firmou. Employer Brand se musí posilovat interně i externě a jednoduchý obrázek je snadno pochopitelný a je možné ho použít jako názorný příklad v náborovém procesu.

Často je Employee Life Cycle součástí Induction školení, kdy noví zaměstnanci získají základní přehled o tom, jak firma pracuje se zaměstnanci. Nastavuje vzájemná očekávání a popisuje, jaké jsou základní procesy řízení lidských zdrojů v průběhu roku.

Nejčastěji je to jednoduchý obrázek, kde jsou hlavní kroky, jak jdou logicky za sebou a jak na sebe navazují výstupy. Umožňují rychle pochopit filozofii firmy, její firemní kulturu a jaké chování je důležité pro úspěch.

Jaké jsou výhody Employee Life Cycle?

Dnešní Human Resources se musí soustředit i na dokonalou komunikaci svých procesů a nástrojů. Bez reklamy a správného načasování ztratí mnoho procedur své kouzlo. Zaměstnanci očekávají, že HR Marketing je dovnitř organizace velmi silný a dokáže povzbudit nadšení a týmového ducha. A dobrá metodologie Life Cycle dokáže přesně napovědět, jaká budou témata jednotlivých čtvrtletí.

Dobrý model také poskytuje vodítko pro HR tým, jak nastavovat procesy. Musí být jasně navázané na model a musí na sebe logicky navazovat. Zní to jednoduše, ale je to velké umění naučit procesy mezi sebou komunikovat, používat stejná data a nepřekrývat se. Čím větší je organizace, tím hůře se věci koordinují. V takové situaci je model velmi užitečný nástroj.

Tato jednoduchá metodologie funguje i jako kompas a mapa pro zaměstnance a manažery. HR Manažeři mají občas pocit, že ostatní zaměstnanci se dokonale vyznají v procesech řízení lidského kapitálu, ale to není pravda. Zaměstnanci často tápou v tom, co mohou očekávat a jaké procedury je čekají. Employee Life Cycle jim rychle odpoví na základní otázky, kdy v roce se odehrává hodnocení pracovního výkonu. Kdy mohou očekávat přehodnocení mzdy a jak závisí na ostatních HR procesech.

Mimochodem, je to i výborná pomůcka pro manažery. V případě, že dostanou do ruky jednoduchou kartičku, mohou se k ní vracet jako k nástroji, jak rychle zaměstnancům vysvětlit, jaké procedury je čekají. Co musí udělat a jaké mohou očekávat výstupy.

Jaké HR Procesy a kroky (stages) jsou obvykle zahrnuty?

Firmy volí různé přístupy, ale často je v Employee Life Cycle kolem šesti až osmi kroků života zaměstnance v organizaci. Záleží pouze na tom, jak velký detail oddělení lidských zdrojů zvolí. A jak široce uvažuje o své roli v organizaci.

Postupné kroky jsou:

  1. Attraction
  2. Recruitment
  3. Onboarding nebo New Hire Orientation
  4. Induction
  5. Performance Management
  6. Development
  7. Reward and Recognize
  8. Promotion, Job Rotation or Exit

Employer Brand je dnes důležitý HR proces. Dříve se firma nemusela ucházet o zaměstnance, protože ti přicházeli sami. Doba se ovšem změnila a o nejlepší talenty se na trhu bojuje. Firma musí investovat do svého obrazu na trhu práce, a proto je Attraction tak důležitá. Uchazeči o práci musí o firmě uvažovat jako o dobrém zaměstnavateli, aby byli ochotni poslat svůj životopis.

Recruitment je další kritický krok v životě zaměstnance. Už dávno se nenosí dlouhé řady pohovorů, složité psychologické testování. Dnes je důležitá rychlost a gamifikace celého náborového procesu. Tady si nový člen týmu poprvé na vlastní kůži zkusí, jaká je firemní kultura v nové organizaci.

Onboarding je velmi důležitý pro emoční pouto mezi firmou a zaměstnancem. Pokrývá prvních několik dní v podniku, ale hraje zásadní roli. Nový člověk si vytváří celkový dojem a bude o něm hodně mluvit s lidmi ve svém okolí. Bude s nimi sdílet první zážitky a porovnávat, co je lepší a co je horší.

Induction je zpravidla o několika týdnech až měsících. Nový zaměstnanec se učí, jak to ve firmě funguje a co je třeba dělat, aby byl člověk úspěšný. Není to jenom o pracovním výkonu, ten hraje pouze částečnou roli. Jde o celkové zapojení do života týmu a organismu.

Na Performance Management se často zapomíná. Není to ovšem jenom o udržení vysokého výkonu. Je to i o nalezení správné cesty vpřed. Dobré a efektivní zadávání úkolů, cílů a jejich spravedlivé vyhodnocování. Firma musí zaměstnancům pomáhat, aby se rozvíjeli a jejich přidaná hodnota v čase rostla.

Investice do rozvoje zaměstnanců jsou důležité. Musí ovšem přicházet ve správný čas a musí mít nějaký účel. Místo rozvoje v celém cyklu je nezastupitelné, ale nesmí suplovat nedostatky na jiných místech v procesu. Dokonalá provázanost s řízením výkonu je důležitá.

Předposledním krokem je Reward and Recognition. Nejen pochvalou je člověk ve firmě živ. Musí také dostávat finanční i nefinanční odměny za svůj pracovní výkon. A musí to být vyvážené. Základní mzda musí být spravedlivá, dostatečná a motivující. Variabilní složky musí podporovat firemní cíle a corporate culture.

Posledním krokem je Promotion/Exit. Promotion je preferovaná varianta, ale každý cyklus musí jednou skončit. V tomto kroku jde zejména o to, aby to byla zkušenost, která zanechá pozitivní pocit v obou stranách jednání.