HR Analytika jako konkurenční výhoda firmy

Human Resources se úspěšné mění a posouvá se od administrativní podpory ke strategickému řízení organizace. Bez kvalitní a chytré datové podpory ovšem taková změna není myslitelná, a proto je HR Analytics (často je také známá jako Workforce Analytics) vysoce dynamická oblast současného a moderního řízení lidských zdrojů. Dobrá data a jejich interpretace s přidanou hodnotu významně přispívají k rozvoji celého odvětví. Je to relativně mladá část oddělení lidských zdrojů a poskytuje velké množství příležitostí pro osobnostní rozvoj. Slouží jako důležitá součást při každém důležitém rozhodování. Poskytuje důležité informace top managementu, posunuje rozvoj technologií v HR kupředu a poskytuje cennou zpětnou vazbu o výkonnosti Human Resources.

Ještě před deseti lety top executive tým neočekával, že od oddělení Human Resources bude dostávat pravidelnou dodávku čísel, informací a reportů o stavu, trendech a vývoji v oblasti lidí v organizaci. Data nebyla konzistentní a jejich kvalita byla diskutabilní. Informační hodnota se blížila k nule a leadership team obvykle předkládaným datům nepřikládal váhu při svém rozhodování o dalším postupu.

Dnes už Human Resources běžně pracuje s daty, používá moderní technologie a zakládá rozhodování na správných datech. Workforce Analytics je dynamická oblast řízení zaměstnanců a poskytuje důležitá data a informace pro manažerské rozhodování.

Soutěživá a moderní firma se rozhoduje na základě fakt, důkazů a analýz. Každé rozhodnutí spojuje data, kritické pohledy na téma z různých úhlů pohledu, názory a dobrý mix emocí. HR Analýza nedokáže předpovědět budoucnost, ale umí odhalit skryté trendy v organizaci a upozornit na nezdravý vývoj. Není to samozřejmě přesné na 100%, ale dokáží poskytnout dostatečnou úroveň jistoty.

V Human Resources byly vždy důležité pocity a emoce. I nadále budou emoce důležitou a podstatnou složkou rozhodování. Je ovšem důležité hledat ta správná data, která podpoří konkrétní rozhodnutí, poskytne mu odpovídající argumentaci. Také určí další směr práce, projektů a iniciativ. Bez dat a jejich interpretace už není další rozvoj řízení lidských zdrojů myslitelný.

Proč je kvalitní HR Analytics důležitá?

Každý strategický plán je tak dobrý jako jsou dobrá jeho vstupní data a rozhodnutí při jeho implementaci. Pro dobrý a kvalitní HR Planning je životně důležitý kvalitní vstup od analytiků, kteří musí dodat přesná data o demografii zaměstnanců, vývoji fluktuace, mzdové informace a odhadnout vývoj produktivity práce. Navíc, celé to musí propojit s dostupnými externími informacemi. Úspěšná HR strategie nemůže existovat bez dobré a kontinuální analytické podpory.

Dnes uspěje pouze firma, která se neustále mění. Bere změnu jako standard a všichni se podílí na tom, že organizace se vyvíjí. Ovšem, i v takové firmě je důležité mít kotvy, kterých je možné se při změnách zachytit. A to je role HR Analytics. Poskytovat data, která pomohou ukotvit jednotlivé dílčí změny. Porozumět jejich dopadům a případně upravit další směr.

Úspěšná změna potřebuje i dobré pochopení problému. To často nejde bez detailních diskuzí, při kterých se prezentují různá data a pohledy. V diskuzi se rodí společný náhled na problém a dosahuje se týmové shody. Bez dobrých a kvalitních dat to ovšem není možné.

Rychlé, jednoduché a efektivní HR procesy podporují employee engagement, spokojenost zaměstnanců a cílený a efektivní rozvoj lidského kapitálu. Pravidelné měření výkonnosti oddělení lidských zdrojů je nutné, aby HR zaměstnanci věděli, na jaká slabá místa se mají zaměřit. Navíc, je důležité rozumět i silným stránkám, protože na jejich základě je možné stavět unikátní recruitment strategy.

Kvalitní práce se zaměstnanci je potřebná pro dobrou employee experience. Zaměstnanci mají tendenci hodnotit kvalitu práce oddělení lidských zdrojů na základě transakčních procesů. Chtějí mít jistotu, že mzdy budou spočítané a vyplacené v naprostém pořádku. Chtějí dostat rychlou odezvu na každou žádost. Když tohle vše funguje, zaměří se na rozsah poskytovaných služeb a benefitů. Aby vše hladce fungovalo, je třeba procesy v HR měřit a mít jasně nadefinované HR KPIs. Tým Human Resources musí mít jasno, jakých cílů chce dosáhnout a neustále pracovat na zlepšování výkonu týmu.

Dobré analýzy jsou také nutné pro sdílení best practices. Pokud chce Human Resources sdílet některé svoje postupy s ostatními, musí je dodat včetně dat, které prokáží, že to není jen samoúčelný proces, ale má i dopad do zvýšení spokojenosti a ve výsledku se projeví i na celkových firemních výsledcích.

Bez dobrých dat a kritických KPIs dnes nelze organizovat a úspěšně dokončit žádný projekt. Human Resources není žádná výjimka. Mít dobrý plán, nastavit měření na začátku a po skončení projektu je jistá cesta k úspěchu. Bez měření a bez dat žádný projekt neví, na které problémy se soustředit a které věci je třeba v organizaci vyřešit. HR Analytics hraje nezastupitelnou roli a mít v týmu dobrého analytika dat je nutnost.

I důvěryhodná Cost & Benefit analýza se neobejde bez kvalitních dat o zaměstnancích. Neplatí to pouze pro projekty v oblasti řízení zaměstnanců, ale je to dnes nutnost prakticky u všech projektů, protože všechny přináší změny, které se dotknou všech lidí ve společnosti. Musí obsahovat základní demografii, trendy v organizaci a celé to propojit s projektem. Musí určit hlavní směry, náklady spojené s implementací a co nejpřesněji odhadnout přínosy pro společnost.

Pro úspěch organizace je nutný vysoký a konzistentní pracovní výkon. Jen díky vysokému výkonu zaměstnanců dokáže firma vytvářet dostatečnou přidanou hodnotu, která umožní investovat do budoucnosti organizace. Tento výkon musí být navíc podpořen i inovacemi a kreativním myšlením. Rozhodování musí být zaleženo na kritickém myšlení a rozhodovací procesy musí být dostatečně flexibilní a rychlé, aby organizace neztrácela své místo na trhu. HR Analytics odhaluje slabá místa, která firmě brání ve zlepšení celkového výkonu.

Hlavní stakeholders pro People Analytics

Mít dobrá data a rozumět náladám v organizaci není samoúčelné. Human Resources nepotřebuje data a dobré analýzy jenom pro sebe. Musí pracovat zejména pro své klíčové stakeholders, kteří potřebují přesné informace o tom, jaký je stav human capital v organizaci.

Tito klíčoví stakeholders jsou:

  • top management
  • liniový management
  • akcionáři
  • zaměstnanci společnosti
  • zaměstnanci oddělení lidských zdrojů
  • externí komunity
  • regulátoři a ostatní státní instituce.

Zejména top management potřebuje přesné informace o vývoji lidského kapitálu ve firmě. Rozhoduje o zásadních investicích a spokojenost a zapojení zaměstnanců je nutnou podmínku úspěchu v podnikání.

Poskytovat přesné a pravdivé informace v potřebném rozsahu každé skupině stakeholders podporuje dobré jméno oddělení lidských zdrojů a vytváří nutný předpoklad širšího uznání celého oddělení ve firmě. Vždy platí, že dobrá pověst se musí zasloužit.

HR Leader nesmí podcenit žádnou skupinu stakeholders. Všechny jsou stejně důležité, jenom jsou pro ně kritické jiné informace. Analýzy, které jim Human Resources poskytuje, musí být připravené přesně na míru jednotlivých skupin, aby dostávaly pravidelně data, která jim pomohou v jejich náhledu na práci zaměstnanců HR a celé firmy.

Co očekává od HR Analytics leadership team firmy?

Leadership Team musí bezpodmínečně rozumět náladám a postojům zaměstnanců. V západní společnosti jsou zaměstnanci hlavním zdrojem konkurenční výhody. Drží klíčové know, znají mnohdy velmi složité interní procesy a postupy, dokonale ovládají firemní produkty a jsou motorem všech zásadních inovací. Pokud není s jejich motivací něco v pořádku, dříve či později to bude mít zásadní dopad do ziskovosti a produktivity práce.

Human Resources nesmí být zaměřené pouze interně nebo externě. Často se stává, že se zaměří na jednu oblast, ve které funguje výborně, ale ignoruje ostatní. HR Analytics musí umět propojit externí dostupná data s těmi interními. Pak je na první pohled vidět, kterým směrem se musí Human Resources zaměřit, aby zvýšilo spokojenost, engagement a produktivitu zaměstnanců. Leadership Team vždy očekává dobře vyvážený přístup, který respektuje interní možnosti a s externími příležitostmi.

Leadership Team očekává analytické HR reporty s přidanou hodnotou. Čistá excelová tabulka nikdy nevyvolá zájem, jako její správná a přesná interpretace s příběhem. Ihned i nabídne možnosti, jak daná měřítka ovlivnit a provést změnu žádaným směrem.

HR Dashboard a Balanced Scorecard přístup

Zahrnout klíčové interní zákazníky množstvím detailních reportů není řešení, které bude úspěšné. Interní klienti potřebují dostávat pravidelné reporty s několika základními ukazateli a kritickým komentářem od HR analytiků. Nejlepší způsob je jednoduchý HR Dashboard.

HR Dashboard navazuje na strategii oddělení lidských zdrojů. Všechny HR strategické iniciativy musí mít definované KPIs, které sledují a cílové hodnoty, kterých mají jednotlivé projekty a iniciativy dosáhnout. HR Dashboard měsíčně či čvrtletně přesně sleduje postup prací a vývoj jednotlivých měření.

HR Dashboard je také propojen se strategickým řízením lidských zdrojů (SHRM). Jsou na něm přehledně zobrazeny základní a kritické trendy v organizaci, nejenom počet zaměstnanců, ale i informace o recruitmentu a odchodech z kritických oddělení a pracovních pozic.

Není to ovšem jenom statický snímek, je to report, který poskytuje informace o trendech v Human Resources a jaký mají dopad do finančních výsledků společnosti.

Důležitou sekcí je i sledování výkonnosti zaměstnanců a jak se mění v čase. Ukazuje jednotlivé skupiny podle výkonnosti, jak se vyvíjí v čase a plánované akce. To celé propojuje i s odměňováním, aby bylo vidět, jestli nastavená politika pay for performance funguje.

Data jako pevný základ budovy

Pro People Analytics byl zásadní moment masivní nástup informačních technologií do řízení lidských zdrojů. Použití moderního HRIS umožnilo, aby se jeden systém stál univerzálním zdrojem pravdy. Digitalizované procesy se lehce sledují a desítky různých tabulek v Microsoft Excelu mohly opustit scénu. Human Resources mohlo vytvořit pevný základ - robustní a jednotný HR Data Model.

Už neplatí, že Human Resources vždy dodá novou sadu reportů a dat, které není možné navázat na předchozí reporty. Obvyklý argument, že organizace se vyvíjí a mění, a proto není možné udělat stejný report, už neplatí. Moderní systémy hlídají všechny změny a správně je propisují do reportů.

Udržitelná konkurenční výhoda musí být podložena dobrými a spolehlivými daty. Firma musí usilovat o postupné zvyšování produktivity práce, aby mohla neustále pokračovat v investicích do inovací. A to i do inovací v oblasti řízení lidských zdrojů.

Kvalitní analýza stojí za většinou změn ve společnosti. Správná data rozhodují o tom, zda bude změna úspěšná a nebo její implementace selže. Proto musí vrcholový tým dobře porozumět celému problému předtím, než učiní zásadní rozhodnutí. Potřebuje vidět celou oblast z různých úhlů pohledu a měl přehled o všech nákladech, přínosech a rizicích. HR Analytics zajišťuje pohled přes zaměstnance jako důležité stakeholders in strategic decisions.

Datový model a technologie v Human Resources

Rychlý nástup moderních technologii změnil i svět řízení lidských zdrojů. Vše začalo s jednoduchým self service portálem pro zaměstnance a zatím to končí u HR system in cloud. Už dávno není implementace nového HRIS řešení o vysokých nákladech, stačí platit snesitelné měsíční poplatky podle počtu zaměstnanců.

S dobrým HRIS řešením je spojeno i zavedení robustního HR Data Modelu. Už nejsou data udržovaná v různých tabulkách v Microsoft Excelu. Veškerá data o celém Employee Lifecycle jsou v jednom systému a jsou konzistentní.

Vytvořit dobrý HR Data Model je složitý úkol, ale moderní HR systémy pomohou s jeho designem i implementací. Je to náročná úloha pro celý HR tým, ale jeho přínosy jsou nevyčíslitelné. V celé organizaci postupně vzroste spokojenost s dodanými daty a časem se zvýší i důvěryhodnost. Nikdo již nebude napadat dodané reporty a žádat jejich kontrolu a odlišnou interpretaci.

Existence dobrého HR Data Modelu také zjednoduší implementaci HR projektů a iniciativ, protože není potřebné vytvářet další podpůrné systémy pro sledování kritických HR metrics. Měření je automatické a provádí ho HRIS.